Application web

Les PME sont soumises à une multitude de pressions au quotidien. Bon nombre d'entre elles estiment qu'il n'y a pas suffisamment d'heures dans la journée pour tout faire. Consacrer beaucoup de temps à des tâches administratives comme le classement, la comptabilité et la gestion des déclarations fiscales peut avoir un réel impact sur leur productivité, sachant que le temps est parfois leur ressource la plus précieuse.

Pourquoi être productif ?

comprenez votre corps

Il est important de connaître son corps ou plutôt « les horaires » de son corps car il faudra organiser sa journée par rapport à ce dernier. Et s’attaquer à des tâches complexes lorsque votre énergie est à son plus haut niveau. Pour beaucoup, cela peut signifier que la tâche la plus importante doit être réalisée dès la première heure. Etablissez un rituel matinal qui ne dépasse pas une heure et demi afin d’être le plus productif possible et surtout être prêt à entamer une nouvelle journée. N’oubliez pas que chacun est différent alors accomplissez vos tâches en fonction des heures de travail qui vous conviennent le mieux. Le directeur général d’Apple Tim Cook est connu pour envoyer ses e-mails à 4h30 et faire du sport à 5H00 tous les matins. 

Priorisez vos tâches 

Vos différentes tâches doivent être hiérarchisées sinon il y a un fort risque que le chaos s’installe dans votre esprit et dans votre entreprise. Vous devez donc organiser votre journée ou votre semaine quand votre cerveau est le plus frais. Ensuite, Une fois que votre liste est organisée, attribuez à chaque tâche leur durée et le meilleur moment de la journée ou de la semaine pour les compléter. Investissez dans un carnet ou un agenda et écrivez vos objectifs de la journée, du mois ou de l’année et hiérarchisez-les.

Établissez des routines 

Établir des routines pour les tâches régulières vous rend plus efficace et productif. Notre cerveau apprécie la routine et adaptera votre corps pour qu’il soit productif. Plus vos journées sont productives plus vous le serez. La productivité n’est pas une question de chance mais de dévotion. Il faut environ trente jours pour établir une nouvelle habitude qui perdura dans le temps. Par exemple, vous pouvez prendre un café, vérifiez votre e-mail et messages vocaux, lire Dynamique Entrepreneuriale, puis commencer à travailler.

Regroupez les tâches similaires 

Le cerveau apprend et exécute des tâches complexes en regroupant des éléments semblables. Il est suggéré de planifier et regrouper les tâches similaires afin d’être plus productif au bureau. Par exemple, vous pouvez faire tous vos appels l’un après l’autre ou envoyer vos e-mails en même temps. 

Prenez des pauses

Les tâches complexes, comme l’écriture ou l’élaboration de stratégies, peuvent prendre beaucoup d’effort mental, et votre cerveau ne peut pas se concentrer au-delà d’une certains limite. Cela signifie qu’il est important de prendre des pauses et laissez reposer votre cerveau. Faites une promenade ou socialisez un peu. Vous pouvez également vous allonger 15 minutes après votre pause déjeuner. Puis, quand vous revenez, vous êtes de nouveau prêt à travailler. Par exemple l’entreprise Eventbrite a inclus une chambre zen dans ses bureaux où l’on peut s’allonger sous une lumière tamisée. D’après l’entreprise cette pratique a augmenté la créativité de ses employés. 

Créez une liste de cinq minutes

Lorsque vous n’avez pas l’énergie nécessaire pour commencer une tâche importante ou que vous manquez d’énergie alors exécutez votre liste de cinq minutes. C’est une liste de tâches simples à réaliser que vous pouvez faire en moins de cinq minutes. C’est peut-être une recherche sur Internet, imprimer et trier des documents, ou la recherche d’inspiration. Peu importe ce que cela signifie pour vous, la liste de cinq minutes peut vous aider à être productif, même pendant les moments où votre concentration est à son plus bas niveau.

Pas de multitâche

Lorsque vous exécutez plusieurs tâches à la fois vous n’êtes pas réellement en mesure de vous concentrer sur vos tâches et vous perdez en efficacité et en concentration à chaque fois que vous basculez d’un thème à l’autre. Rien ne capte toute votre attention et vous êtes plus susceptibles d’oublier des choses. Au lieu de cela, il est préférable de se concentrer sur un seul élément à la fois.

Ressourcez votre cerveau quotidiennement 

Il faut vider son esprit de toutes les idées et pensées qui parasitent votre productivité en faisant un vidage de cerveau. Vous pouvez par exemple vider votre tête en écrivant toutes les pensées, les idées et les projets qui apparaissent. Il y a d’autres méthodes tel que la méditation.

Identifiez les pertes de temps. 

Déterminez exactement ce qui vous fait perdre du temps tout au long de votre journée et demandez-vous pourquoi vous les faites. Par exemple, si vous surfez sur le Web, demandez-vous pourquoi vous le faites. Est-ce parce que vous vous ennuyez ? Ou vous essayez de trouver de nouvelles idées ? Une fois que vous avez compris pourquoi vous faites ces habitudes improductives, vous pouvez commencer à freiner ces habitudes et devenir une personne plus productive. Si la tentation est trop grande il existe certaines applications pour votre navigateur web qui bloqueront l’accès à certains sites internet tel que « let me study », « block site » ou bien « personal blocklist ».

Soyez ordonné

S’il y a quelque chose qui n’est pas utile sur votre bureau alors il vous ralentira. Organisez tous vos fichiers afin que vous ne perdiez pas de temps à chercher des documents. Faites de même pour votre boîte e-mail. Débarrassez-vous des fichiers et des dossiers en excès. En règle générale, si vous l’utilisez une fois par jour ou plus, il peut rester sinon direction la corbeille. Rangez votre bureau et mettez de l’ordre dans vos fichiers car cela peut être remarqué par un client et être traduit par une incapacité à être organisé. De plus, vous aurez un état d’esprit propice au travail si vous vous installez devant un bureau quasiment vide et propre chaque matin.